Płatnicy składek na ubezpieczenia społeczne i/lub ubezpieczenie zdrowotne, którzy są zobowiązani¹ do przekazywania dokumentów ubezpieczeniowych oraz ich korekt w postaci elektronicznej - za pomocą programu "Płatnik" lub innego programu interfejsowego² spełniającego warunki opublikowane na stronach internetowych ZUS - muszą te dokumenty opatrzyć podpisem elektronicznym kwalifikowanym.

Złożenie tego podpisu jest możliwe przy użyciu odpowiedniego certyfikatu. Od 21 lipca 2007 r. obowiązują równolegle dwa rodzaje certyfikatów do składania podpisu elektronicznego:

· dotychczasowy, niekwalifikowany, wystawiany przez Certum - Powszechne Centrum Certyfikacji za pośrednictwem Punktów Rejestracji ZUS oraz

· certyfikat kwalifikowany bezpiecznego podpisu elektronicznego, wystawiany dla osób fizycznych (np. dla osoby odpowiedzialnej za przekazywanie dokumentów ubezpieczeniowych do ZUS), który można nabyć bezpośrednio w kwalifikowanych centrach certyfikacji.

Na podstawie art. 40 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne od 21 lipca 2008 r. jedynym podpisem składanym podczas wysyłania dokumentów ubezpieczeniowych w postaci elektronicznej będzie bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany przy pomocy kwalifikowanego certyfikatu.

Uwaga! Od 21 lipca 2008 r. wszystkie dokumenty elektroniczne przekazywane do ZUS należy podpisywać bezpiecznym podpisem elektronicznym.

Po wymienionym terminie Zakład Ubezpieczeń Społecznych nie będzie prowadził dystrybucji bezpłatnych certyfikatów niekwalifikowanych.
Posiadanie kwalifikowanego certyfikatu umożliwi przesyłanie do ZUS drogą elektroniczną również innych dokumentów (np. wniosku płatnika składek o wydanie zaświadczenia o niezaleganiu w opłacaniu składek). Lista spraw, które aktualnie można załatwić przy wykorzystaniu kwalifikowanego certyfikatu, znajduje się na stronach serwisu internetowego ZUS http://eup.zus.pl.
Kwalifikowany certyfikat bezpiecznego podpisu elektronicznego, wraz z urządzeniem do jego składania, należy nabyć kwalifikowanym centrum certyfikacji lub naszych Punktach Potwierdzenia Tożsamości

CO WARTO WIEDZIEĆ.

Podpis elektroniczny i jego właściwości

· Podpis elektroniczny. Dane w postaci elektronicznej, które wraz z innymi danymi, do których zostały dołączone lub z którymi są logicznie powiązane, służą do identyfikacji osoby składającej podpis elektroniczny.

· Bezpieczny podpis elektroniczny. Podpis elektroniczny, który:

· jest przyporządkowany wyłącznie do osoby składającej ten podpis,

· jest sporządzany za pomocą, podlegających wyłącznej kontroli osoby składającej podpis, bezpiecznych urządzeń służących do składania podpisu elektronicznego oraz przyporządkowanych do tej osoby danych,

· jest powiązany z danymi, do których został dołączony, w taki sposób, że jakakolwiek późniejsza zmiana tych danych jest rozpoznawalna.

· Podstawowe właściwości podpisu elektronicznego:

· unikalność (każdy podpisany dokument elektroniczny ma unikalny podpis cyfrowy ściśle z nim związany),

· integralność (jakakolwiek zmiana dokumentu podpisanego cyfrowo zostanie natychmiast wykryta w momencie weryfikacji podpisu),

· niezaprzeczalność (tylko osoba posiadająca klucz prywatny korespondujący z kluczem publicznym wykorzystanym do weryfikacji podpisu mogła wygenerować podpis pod dokumentem).

Elementy niezbędne do składania bezpiecznego podpisu elektronicznego

1. Certyfikat kwalifikowany, który wykorzystywany będzie do podpisywania dokumentów elektronicznych. Jest wydawany przez kwalifikowane centrum certyfikacji na karcie kryptograficznej. Karta ma wbudowany specjalizowany procesor kryptograficzny. W pamięci karty zapisywane są zaszyfrowane informacje dotyczące użytkownika karty (osoby, która za jej pomocą składa bezpieczny podpis elektroniczny) i ewentualnie właściciela karty (podmiotu, który zakupił kartę z certyfikatem i ma prawo ją unieważnić). Generowanie bezpiecznego podpisu elektronicznego odbywa się w procesorze kryptograficznym karty, poza komputerem, na którym przygotowany został podpisywany dokument elektroniczny.

2. Czytnik kart kryptograficznych. Niezbędny element pozwalający na połączenie komputera, na którym przygotowany został dokument elektroniczny z komputerem kryptograficznym karty, na czas składania bezpiecznego podpisu elektronicznego. Czytnik można połączyć przez jeden z powszechnie stosowanych interfejsów: RS232 (tzw. serial), USB lub PCMCIA (w laptopach). Niektóre czytniki wyposażone są np. w klawiatury do bezpiecznego podawania kodu PIN lub czytniki odcisku palca.

3. Oprogramowanie do obsługi czytnika i karty. Oprogramowanie służące do administrowania kartą kryptograficzną (np. do zmiany kodów PIN, zarządzania certyfikatami zapisanymi na karcie itp.).

4. Oprogramowanie do składania i weryfikacji bezpiecznego podpisu elektronicznego. Program "Płatnik" (począwszy od wersji 7.01.001) sam obsługuje proces składania bezpiecznego podpisu elektronicznego pod dokumentami przekazywanymi do ZUS. W tym przypadku nie jest potrzebne dodatkowe oprogramowanie.

Inne zastosowania certyfikatu kwalifikowanego

Ponieważ podpis elektroniczny jest traktowany jako odpowiednik własnoręcznego podpisu składanego pod dokumentem papierowym, certyfikaty kwalifikowane wykorzystywane do jego składania mogą służyć między innymi do:

o opatrywania dowolnych dokumentów bezpiecznym podpisem elektronicznym,

o składania deklaracji podatkowych drogą elektroniczną,

o elektronicznej wymiany informacji z administracją publiczną,

o wystawiania faktur elektronicznych,

o udziału w aukcjach elektronicznych.

Podstawa prawna

· Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2007 r. nr 11, poz. 74 z późn. zm.).

· Ustawa z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz.U. nr 130, poz. 1450 z późn. zm.).

· Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz.U. nr 64, poz. 565 z późn. zm.).

Zakup certyfikatu kwalifikowanego

Ceryfikat sprzedawany jest zestawach: CERTUM Standard lub CERTUM bez czytnika ,zamówienia można złożyć w Punktach Potwierdzenia Tożsamości CERTUM

¹ Na mocy przepisów ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2007 r. nr 11, poz. 74 z późn. zm.).
² To jest z oprogramowania, którego zgodność z wymogami Zakładu została potwierdzona w sposób określony w art. 21 i 22 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz.U. nr 64, poz. 565 z późn. zm.).
³ Podmioty kwalifikowane świadczące usługi certyfikacyjne według Rejestru Podmiotów Kwalifikowanych Narodowego Centrum Certyfikacji (NCC) w NBP